個人情報の取り扱いについて

当社は、個人情報保護に関する法令を遵守し、その取扱及び保護等について、個人情報保護法の規定に基づき、下記のとおりご説明いたします。

    個人情報取扱事業者の氏名又は名称

    株式会社フォルム

    個人情報の利用目的

    ◆物件情報を取引の相手方検索のために利用します。
    ◆物件情報をインターネット、チラシ等広告をするために利用します。
    ◆物件情報を、取引の相手方検索のため指定流通機構の物件検索システム(レインズ)に登録する場合があります。なお、契約後、指定流通機構(宅地建物取引業法により、国土交通大臣の指定を受けた機構)に対し、成約情報(成約した物件の、物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、氏名は含みません)を提供します。指定流通機構は物件情報及び成約情報を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法び規定された指定流通機構の業務のために使用します。
    ◆不動産の売買契約又は賃貸契約の相手方を検索すること及び売買、賃貸貸、仲介、管理等の契約を締結し、契約に基づく役務を提供することに利用します。
    ◆管理が伴う場合には、マンション等の管理組合で締結した管理委託業務履行のため利用します。
    ◆上記、1から5の業務に付随する、お客様によって有用と思われる当社及び提携先の商品・サービス等のご案内(テレマーケティングあるいはダイレクトメール等)や商品の発送、関連するアフターサービス、また、管理においてのメンテナンス等の業務に関するお知らせ等に利用します。
    ◆宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿及びその資料として保管します。
    ◆不動産の売買、賃貸等に関する価格査定に利用します。価格審査に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
    ◆下記5記載の第三者に提供します。

    個人情報の安全管理措置

    お客様の個人情報を安全に管理・運営するよう鋭意努力しており、個人情報への外部からの不正アクセス、個人情報の紛失・毀損・破壊・改ざん・漏洩、社外への不正な流出などへの危険防止に対する合理的かつ適切な安全対策を行っています。
    また、個人情報保護管理者を置き個人情報の適切な管理に努めるとともに、情報セキュリティに関する規定を設けて社員への周知徹底を実施しています。

    個人情報処理の外部委託

    当社が保有する個人データの扱いの全部又は一部について外部委託をするときは、必要な契約を締結し適切な管理・監督を行います。

    個人情報の第三者への提供

    当社が保有する個人情報は、お客様との契約の履歴、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービスの実施のため、業務の内容に応じて、氏名、住所、電話番号、生年月日、不動産物件情報、成約情報を、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等で次の1〜11記載の第三者に提供されます。なお、お客様からの申出がありましたら、業務運営上支障のない範囲で、提供は停止いたします。
    ◆お客様から痛くを受けた事項についての契約の相手方となる者、その見込者。
    ◆他の宅地建物取引業者。
    ◆インターネット広告、その他の広告の掲載事業者及び団体。
    ◆指定流通機構(専属専任媒介契約、専任媒介契約が掲載された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます)
    ◆登記に関する司法書士、土地家屋調査士。
    ◆融資等に関する金融機関関係。
    ◆対象不動産について管理の必要がある場合における管理業者。
    ◆当社の管理が生じる場合は、管理委託契約の重要事項説明書に定める業務委託先及び管理費引き落としの際の振込先金融機関、管理組合役員。
    ◆希望者様の信用照会のための信用情報機関(必要な場合)。
    ◆入居者様が賃料を滞納した場合の滞納取引者。
    ◆お客様にとって有用と思われる当社滞納取引者。
    ◆お客様から痛くを受けた事項についての契約の相手方となる者、その見込者。

    個人情報の共同利用

    お客様の個人情報を共同利用する際には、個人情報保護法に定める別途必要な処置を講じます。

    当社が保有している個人情報と利用目的

    ◆当社は、当社との不動産取引に伴い賃貸物件の入居希望者様・入居者様・保証人様、売買物件の申込者様・購入者、管理もしくは媒介の委託を受けた不動産の所有者その他権利者様から受領した申込書、契約書等に記載された個人情報、その他適正な手段で入手した個人情報を有しています。
    ◆お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービス実施のため利用します。
    ◆当社は、当社の他の不動産物件におけるサービスの紹介並びにお客様にとって有用と思われる当社提携先の商品・サービス等を紹介するためのテレマーケティング、ダイレクトメールの発送等のために、お客様の個人情報のうち住所、氏名、電話番号、メールアドレスの情報を利用させていただきます。このための利用は、お客様からの申し出により業務運営上支障のない範囲で取り止めます。

    個人情報の開示手続

    当社は、当社が保有する保有個人データについて、本人または代理人から自己の情報について開示のご請求があった場合は、原則として合理的な期間内にこれに応ずることといたします。当社個人情報保護対策室宛にお問合せください。当社所定の書式をFAXまたはE-mailにてご送付させていただきますので、同書式にてご請求(申請)いただくことになります。なお、上記開示手続きには、金1,000円の手数料が発生致しますので予めご了承ください。また、次に定める場合は、不開示とさせていただきます
    ◆申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所と当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合。
    ◆代理人による申請に際して、代理権が確認出来ない場合。
    ◆所定の申請書類に不備があった場合。
    ◆開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合。
    ◆本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
    ◆当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
    ◆他の法令に違反することとなる場合。

    個人情報の訂正等

    当社は、当社が保有する保有個人データの内容に事実と異なる記載がある場合で、訂正、追加または削除を求められた場合には、原則として合理的な期間内にこれに応ずるものとし、訂正、追加または削除を行った場合には、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対し、通知を行います。当社個人情報保護対策室宛へお問合せください。

    個人情報の利用停止等

    当社は、本人から、本人の同意を得ないで特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱った、あるいは偽りその他不正の手段により個人情報を取得したとの理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去の申し出があって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等の手続を取らせていただきます。当社個人情報保護対策室宛へお問合せください。

    苦情の処理

    当社は、ダイレクトメールなどの苦情に対処するため、利用した個人情報については十分な注意をもって取り扱い、訂正、追加または削除要求などが性格に反映されるよう努めます。当社の個人情報の取扱いについての苦情処理につきましては、当社個人情報対策室宛が対応させていただきます。受付時間は平日の午前9時から午後6時までとなります。

    以上

    平成24年11月
    株式会社フォルム
    代表取締役 吉澤 一道

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